Setiap tahun, KAI menerima peserta dari berbagai institusi pendidikan untuk menjalani praktik kerja lapangan, magang, maupun penelitian. Kini, seluruh tahapan tersebut mulai ditata dalam satu platform digital bernama InternHub.
Tingginya antusiasme untuk mengikuti praktik kerja, magang, maupun penelitian di KAI, membuat pengelolaan peserta membutuhkan proses yang semakin tertata. Setiap pengajuan melibatkan beberapa tahapan, mulai dari pendaftaran, pemeriksaan dokumen, persetujuan unit kerja, pelaksanaan kegiatan, hingga evaluasi.
Untuk menata seluruh proses tersebut, KAI kini memiliki InternHub, sebuah platform digital yang mengelola pengajuan PKL, magang, dan penelitian secara terintegrasi. Peserta dapat mengajukan permohonan dan memantau statusnya, sementara unit kerja memiliki akses untuk memeriksa, menyetujui, serta memonitor peserta yang akan menjalankan kegiatan.
InternHub adalah platform yang digunakan untuk mengelola pengajuan PKL, magang, dan penelitian di PT KAI secara terintegrasi. Prosesnya mencakup pendaftaran, verifikasi dan persetujuan, pelaksanaan kegiatan, hingga evaluasi akhir.
Bagi peserta, perubahan paling terasa ada pada cara mengajukan permohonan dan memantau prosesnya. Mereka tidak lagi perlu mengandalkan komunikasi terpisah untuk mengetahui perkembangan pengajuan. Status permohonan dapat dilihat langsung dari sistem.
Satu Platform, Beberapa Kebutuhan
InternHub digunakan oleh beberapa kelompok pengguna. Peserta PKL, mahasiswa yang mengikuti program magang, maupun mahasiswa yang sedang melakukan penelitian dapat menggunakan platform ini. Di sisi KAI, terdapat Admin Corporate University, PIC atau unit kerja penerima peserta, serta pihak yang memiliki kewenangan untuk melakukan monitoring dan approval.
Jenis kegiatan yang diajukan juga dibedakan sesuai kebutuhan. PKL diperuntukkan bagi siswa SMA dan SMK. Magang ditujukan bagi mahasiswa, antara lain untuk memenuhi syarat kelulusan dan dengan pembimbing dari kampus. Sementara penelitian berkaitan dengan tugas akhir mahasiswa, seperti skripsi, tesis, dan disertasi.
Sebelum mengajukan permohonan, peserta perlu membuat akun menggunakan email aktif dan melakukan verifikasi. Setelah akun siap, peserta dapat melengkapi pengajuan sesuai jenis kegiatan yang dipilih.
Sistem juga memungkinkan peserta memilih lokasi dan unit tujuan yang tersedia. Jika unit yang dicari tidak muncul setelah lokasi dipastikan benar, berarti unit tersebut memang belum tersedia untuk dipilih dalam sistem.
Ada pula batasan yang perlu diperhatikan. Peserta hanya dapat mengajukan satu permohonan untuk kebutuhan yang sedang berjalan. Ketentuan ini membantu menjaga proses administrasi tetap tertib dan memudahkan pemantauan pengajuan.
Dokumen Lengkap, Proses Lebih Lancar
Pengajuan tidak berhenti pada pengisian formulir. Peserta perlu menyiapkan sejumlah dokumen yang disesuaikan dengan jenis kegiatan. Secara umum, dokumen yang diperlukan mencakup surat permohonan magang dari kampus, proposal kegiatan, CV yang wajib menyertakan foto, serta KTM.
Data tertentu masih dapat diperbarui melalui menu Edit Profil. Di antaranya nomor WhatsApp, sertifikat, keterampilan, dan bahasa. Jika terdapat kesalahan dalam pengunggahan dokumen, peserta juga dapat melakukan pembaruan sepanjang sistem masih mengizinkannya.
Setelah seluruh persyaratan dikirim, pengajuan belum otomatis diterima. Permohonan masuk ke tahap verifikasi dan persetujuan sesuai alur yang berlaku.
Untuk proses verifikasi dan ketersediaan unit, waktu approval adalah tujuh hari kerja. Jika setelah tujuh hari kerja belum memperoleh approval unit, pengajuan akan tertolak secara otomatis oleh sistem. Karena itu, peserta magang dan PKL disarankan mengajukan permohonan maksimal satu bulan sebelum tanggal pelaksanaan. Untuk penelitian, pengajuan disarankan maksimal satu minggu sebelum pelaksanaan.
Peserta dapat mengikuti perkembangan pengajuan dari status yang tampil di aplikasi. Status “Menunggu” berarti pengajuan telah diterima sistem dan masih berada pada tahap verifikasi atau persetujuan. Status “Aktif” menunjukkan pengajuan telah disetujui dan peserta dapat menjalankan kegiatan sesuai ketentuan. Jika berstatus “Ditolak”, sistem akan menampilkan alasan penolakan.
Peserta yang ditolak masih memiliki kesempatan mengajukan kembali satu kali untuk pelaksanaan kegiatan, dengan ketentuan tidak memilih unit yang sama.
Dari Sisi Unit Kerja
InternHub juga mengubah cara unit kerja mengelola peserta yang mengajukan kegiatan.
Approval dilakukan oleh manager unit. Unit dapat melihat data peserta yang mengajukan permohonan ke unitnya, lengkap dengan detail pengajuan. Jika permohonan tidak dapat diterima, unit juga dapat melakukan penolakan dengan mencantumkan alasannya. Beberapa alasan yang dapat diberikan, misalnya kuota tidak tersedia atau jurusan peserta tidak sesuai dengan kebutuhan unit.
Data yang masuk juga dapat disaring berdasarkan sejumlah parameter, seperti jenjang, PIC, status persetujuan, jurusan, rentang tanggal, dan instansi pendidikan. Untuk kebutuhan monitoring dan pelaporan, data dapat diekspor ke format Excel.
Dengan cara ini, unit kerja memiliki gambaran yang lebih jelas mengenai peserta yang sedang atau akan menjalankan kegiatan. Riwayat pengajuan pun tersimpan secara digital sehingga lebih mudah ditelusuri ketika diperlukan.
InternHub tidak berhenti ketika peserta mulai menjalankan kegiatan. Tahap evaluasi juga masuk ke dalam sistem.
Setelah kegiatan selesai, peserta mengunggah laporan yang telah ditandatangani oleh pembimbing kampus dan pembimbing unit. Laporan tersebut kemudian menjadi bagian dari proses evaluasi. Jika masih ada hal yang perlu diperbaiki, status laporan berubah menjadi “Revisi” dan peserta perlu melakukan perbaikan sesuai catatan pembimbing unit.
Jika laporan telah disetujui, peserta memperoleh status “Lulus”. Peserta yang dinyatakan lulus telah menyelesaikan kegiatan sesuai ketentuan dan dapat mengunduh surat keterangan lulus kegiatan dari sistem. Sementara status “Tidak Lulus” menunjukkan laporan belum memenuhi ketentuan yang ditetapkan.
Rangkaian tersebut membuat perjalanan peserta tercatat sejak awal. Mulai dari siapa yang mengajukan, unit tujuan, proses persetujuan, pelaksanaan, sampai penyelesaian kegiatan.
Mengurangi Proses Manual
Penggunaan InternHub juga membawa perubahan pada pekerjaan administratif di KAI. Pengelolaan PKL, magang, dan penelitian yang sebelumnya dilakukan di berbagai unit dapat ditata dalam satu sistem. Data lebih mudah ditemukan, proses dapat dipantau, dan informasi yang sama dapat digunakan oleh pihak-pihak yang berkepentingan.
Bagi unit kerja, sistem memungkinkan monitoring pengajuan secara real-time, melihat riwayat proses, melakukan approval secara digital, serta memperoleh data dan laporan untuk kebutuhan monitoring dan evaluasi. Bagi peserta, manfaat yang paling langsung adalah keterbukaan informasi mengenai status pengajuan tanpa harus berulang kali melakukan konfirmasi lewat email atau media lain.
