Produktivitas yang konsisten lahir dari pekerjaan yang terstruktur. To-do list membantu mengarahkan fokus pada hal yang bernilai.
Banyak di antara kita yang mungkin tidak menyadari bahwa pekerjaan yang menumpuk sering kali bukan karena semuanya sulit. Yang kerap kita rasakan hanyalah seolah-olah semua beban pekerjaan datang pada waktu yang bersamaan dan siap membelit kita. Padahal kerap kali kenyataannya tidak demikian.
Ada kalanya yang justru lebih sering terjadi adalah kita kehilangan arah dalam menentukan mana yang harus dikerjakan lebih dulu. Mana yang berada di urutan teratas dalam daftar prioritas. Akibatnya, waktu habis untuk berpindah dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain, sementara tugas yang paling penting justru tertunda. Dan saat semua pekerjaan mencapai akhir, kita tak puas melihat hasil kerja kita sendiri.
Salah satu hack paling jitu untuk menghadapi situasi itu sesungguhnya amat sederhana: buatlah to-do list. Ini adalah daftar pekerjaan yang harus kita kerjakan, yang kita susun berdasarkan urgensinya. Dengan to-do list, kita mendata seluruh tugas yang menjadi kewajiban kita.
Mengapa To-Do List itu Penting?
Berikut beberapa keuntungan bekerja berdasarkan to-do list.
1. Menentukan Prioritas
Tidak semua pekerjaan memiliki tingkat urgensi yang sama. Ada yang harus selesai besok pagi, tetapi ada pula yang tenggatnya baru pekan depan. Dengan membuat daftar, kita bisa memilah mana pekerjaan yang tingkat urgensinya paling tinggi. Tempatkan pekerjaan-pekerjaan ini dalam urutan teratas.
2. Membantu Mengatur Waktu
To-do list membuat alur pekerjaan lebih mudah dipetakan. Kita dapat memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas dan menyusun urutannya sesuai kondisi pekerjaan. Cara ini juga membantu menghindari kebiasaan mengerjakan banyak hal sekaligus. Ketika satu tugas sudah selesai, kita dengan segera dapat beralih ke tugas berikutnya tanpa kehilangan arah.
3. Menjaga Fokus
Ada banyak hal yang berpotensi mencuri fokus kita selama jam kerja. Distraksi-distraksi seperti email, meeting, request mendadak, bisa muncul. To-do list akan berfungsi maksimal di situasi ini agar kita bisa kembali fokus.
Bukan Sekadar Daftar Pekerjaan
To-do list yang baik bukan daftar panjang yang akan membuat kita semakin tertekan. Untuk itu, to-do list perlu dibuat sejelas mungkin. Misalnya, jangan hanya menulis “laporan” dalam daftar, tetapi tuliskan “menyelesaikan data laporan bulanan” atau “mengirim draf laporan kepada atasan”. Dengan menulis lebih detail seperti itu, fungsi to-do list sebagai arahan akan lebih terasa.
Kemudian, lebih dari sekadar daftar, to-do list juga bisa menjadi tool untuk kita memantau progres pekerjaan. Kita bisa memberi centang pada tugas-tugas yang telah selesai dalam daftar itu. Bagi pekerjaan yang melibatkan beberapa orang, daftar tugas juga dapat membantu pembagian tanggung jawab. Setiap orang dapat mengetahui bagian yang harus dikerjakan dan batas waktu yang perlu diperhatikan.
Membentuk Kebiasaan Kerja yang Proaktif
Produktivitas tidak selalu ditentukan oleh seberapa banyak pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam satu kurun waktu tertentu. Cara kita memulai dan mengatur pekerjaan juga turut menentukan hasilnya.
Menyusun to-do list sebelum mulai bekerja membuat kita tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk memutuskan apa yang harus dilakukan berikutnya. Rencana sudah ada, tinggal dijalankan sesuai prioritas.
Selalu ingat, produktivitas tidak selalu dimulai dari pekerjaan besar. Kadang, cukup dengan mengambil selembar kertas atau membuka catatan, lalu menuliskan apa yang perlu dilakukan hari ini. Dari sana, pekerjaan punya arah. Kita pun tahu harus mulai dari mana.
